Die Treuhandfirma Ruepp & Partner durfte in diesem Jahr bereits 25 neue Mandate gewinnen – dank ihrer neuen digitalen Treuhandlösung. Offenbar trifft diese neue digitale Buchhaltungsplattform den Nerv der Zeit.

Buchhaltung ist stehen geblieben

In den letzten Jahrzehnten wurden viele holzverarbeitende Betriebe komplett erneuert: CAD, automatisierte Bearbeitungszentren, computergesteuerte Lager und vieles mehr. Und was geschah unterdessen in der Buchhaltung? Im Vergleich zur Produktion herzlich wenig: Morgens die Post öffnen, Kreditoren von Hand kontieren, visieren lassen, im E-Banking nochmals erfassen und am Ende des Quartals die dicken Ordner zum Treuhänder bringen, der dann den Abschluss macht.

Ausserdem: Wo Daten von Hand erfasst werden, passieren Fehler. Schlimmstenfalls entdeckt dann die Treuhänderfirma beim Jahresabschluss Unstimmigkeiten und muss sich auf eine zeitaufwendige Fehlersuche machen. Die Folgen: Mehraufwand, Kosten, genervte Kunden, aber auch frustrierte Treuhänder. In diesen Momenten träumt wohl mancher Treuhänder davon, auch die Buchhaltung selbst zu übernehmen, um allen Stress, Aufwand und damit Kosten zu ersparen.

Effizienz steigern, aber wie?

Hans-Peter Ruepp ist gelernter Schreiner, hat sich hochgearbeitet, wechselte dann in die Unternehmensberatung und ins Treuhandgeschäft. Doch den Schreiner sieht man ihm noch heute an. Gross, mit kräftigem Händedruck und immer «grad use». Sein Unternehmen ist unterdessen auf über 20 Mitarbeitende angewachsen. Seinen Schreinerkollegen blieb er treu. Ruepp & Partner begleitet zahlreiche Schreinerbetriebe seit Jahren als Treuhänder.

Aufgrund seiner Erfahrung und Gesprächen mit seinen Kunden überlegte er sich, wie die Buchhaltung mit der Modernisierung der Betriebe Schritt halten kann: «Insbesondere die repetitiven, fehleranfälligen Arbeiten wie Kontieren waren mir ein Anliegen. Ich habe mich gefragt, wie sich diese automatisieren lassen. Und wenn die Daten digital erst einmal erfasst sind, sollte man durchgängig mit ihnen arbeiten und damit auch tagesaktuelle Zahlen erstellen können», so Ruepp. Ganz der Macher, setzte er sich mit einem Entwicklerteam zusammen und schuf die Plattform Ruepp Digital Treuhand. Dieser neue Workflow setzt auf vier einfache Prinzipien:

• Zeit und Geld sparen
• repetitive Aufgaben automatisieren
• Daten an der Quelle digitalisieren
• Transparenz und Qualität steigern

Ein neuer Buchhaltungsworkflow am Beispiel der Rauch AG

Der Schweizer Furnierverarbeiter in Sumiswald wurde 2016 von René Müller übernommen, damals in jeder Hinsicht ein analoges Unternehmen. Mit seinem Team modernisierte er den Betrieb und arbeitet heute mit einem modernen und leistungsfähigen Maschinenpark. Das Unternehmen furniert, bearbeitet und lackiert unterschiedlichste Plattenmaterialien. Die Auftragsbearbeitung wurde mit der ERP-Lösung BORM ergänzt, die Finanzbuchhaltung auf Sage umgestellt und mit einer Schnittstelle zum ERP versehen. Eine Kreditorenlösung hätte aber weitere monatliche Kosten verursacht. Vorderhand wurde darauf verzichtet. Für die Bewirtschaftung der Buchhaltung und Administration baute man eine 80-Prozent-Stelle auf. Alles in allem ein erheblicher Kostenfaktor.

Ruepp pflegt zur Rauch AG enge Kontakte, da er deren Nachfolgeregelung und Firmenübernahme begleitete. Mit seiner neu geschaffenen Plattform im Hintergrund schlug Ruepp der Geschäftsleitung der Rauch AG vor, die Administration effizienter zu gestalten und einen Teil der Buchhaltung an sein Treuhandunternehmen auszulagern. «Wir waren anfangs skeptisch», so René Müller. «Die Produktion in Sumiswald, die Buchhaltung in Rotkreuz? Wie werden die täglich anfallenden Daten übergeben? Wie können wir auf alte Kreditoren zugreifen? Und wie soll sich das überhaupt rechnen?»

Die Buchhaltung erledigt heute eine Mitarbeiterin im Stundenaufwand. Mehr als 3 Stunden pro Woche fallen dabei nicht an. Morgens wird die Post geöffnet. Der ganze Stapel an Kreditoren landet in einem Scanner und wird im Anschluss auf das Webportal von Ruepp hochgeladen. Die Rechnungen liest das System automatisiert aus und stellt sie zum Verbuchen bereit. Das mühsame Abtippen von Kreditor, Rechnungsnummer, ESR, Betrag usw. entfällt vollständig. Seit kurzem können Rechnungen sogar per E-Mail automatisch eingelesen werden.

Die Rechnungsoriginale liegen zu dem Zeitpunkt bereits revisionssicher im elektronischen Archiv. Die nun digital vorliegenden Daten treffen ohne Verzögerung beim Team Ruepp ein. Anschliessend werden die Kreditoren verbucht und das Zahlungsfile ins E-Banking der Rauch AG gestellt, wo René Müller diese dann zur Zahlung freigibt.

Sobald die Debitoren und Kreditoren vom System verarbeitet und verbucht wurden, sind diese Daten zeitgleich im Führungs-Dashboard der Ruepp & Partner für die Rauch AG verfügbar. Dort finden sich sämtliche Kennzahlen, übersichtlich und mit Grafiken aufbereitet. Jede Kostenstelle lässt sich bis ins jeweilige Konto aufklappen und untersuchen. Auch Löhne, Spesen und Steuern fliessen ins Dashboard, sodass jederzeit eine volle Übersicht zur finanziellen Situation des Unternehmens bereitsteht. «Diese neu gewonnene Transparenz schätze ich sehr. Nun haben wir quasi tagesaktuelle Unternehmenszahlen, mit Löhnen, Abschlüssen und allem Drum und Dran. Ich kann von überall her darauf zugreifen, mit meinem Laptop auch von unterwegs.» René Müller wirkt sichtlich zufrieden bei seinen Aussagen.

Wer rechnen kann, sieht klar den Vorteil

Zugegebenermassen eignet sich die digitale Treuhandlösung nicht für jedes Unternehmen. Doch viele Betriebe können damit erheblich Zeit und Geld sparen. «Wir konnten ungefähr 70 Stellenprozente abbauen und die Kosten mehr als halbieren, so René Müller und mit einem Schmunzeln fügt er hinzu: «Die stumpfe Fleissarbeit des Buchens übernimmt heute die Software. Und diese automatisierte Treuhandlösung arbeitet 24/7, wird nie krank und fährt auch nicht in die Ferien.»

Mehr Informationen unter www.digital-treuhand-ruepp.ch

Kontakt: RUEPP & Partner AG, Birkenstrasse 47, 6343 Rotkreuz,
Telefon +41 41 798 05 30